Privacybeleid

Dit beleid is geldig vanaf 25 mei 2018

PILOT Corporation Of Europe BeNelux Division neemt de bescherming van uw persoonsgegevens en de naleving van de EU-verordeningen zeer serieus, met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 van 27 april 2016 (hierna de 'AVG') en de toepasselijke aanvullende landelijke bepalingen.

Daarom informeren we u via dit beleid over de beginselen die wij toepassen op uw persoonsgegevens.

Allereerst moet u weten dat wij uw gegevens niet op grote schaal verwerken. Onze hoofdactiviteit is het verkopen van schrijfbenodigdheden en het presenteren en promoten van ons merk.

We dragen uw persoonsgegevens niet over aan derden, behalve aan:

  • onze leveranciers in specifieke omstandigheden, wanneer dat nodig is,
  • andere derden als we dit wettelijk verplicht zijn.

Noch wij, noch onze leveranciers verzamelen uw persoonsgegevens om ze te verkopen aan derden, ze te gebruiken voor marketingdoeleinden zonder uw toestemming of om een gedetailleerd profiel van u op te stellen.

We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor de doeleinden die in dit beleid worden beschreven en op een van de volgende rechtsgronden (artikel 6 van de AVG):

  • de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst met u of om op uw verzoek maatregelen te nemen vóór de sluiting van een overeenkomst met u,
  • de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen (met inbegrip van, maar niet beperkt tot het beantwoorden van uw vragen, het beheren van een contractuele relatie met u of het verbeteren van onze producten en websites), maar alleen wanneer deze belangen niet zwaarder wegen dan uw eigen belangen, grondrechten en fundamentele vrijheden,
  • de verwerking geschiedt met uw toestemming wanneer deze toestemming vereist is om te voldoen aan onze verplichtingen voor nalevingsdoeleinden.

In naleving van de AVG informeren we u bij het verzamelen van uw gegevens over de doeleinden van het verzamelen en verwerken, de rechtsgrond van de verwerking, de ontvangers van uw gegevens, de duur van de verwerking en uw rechten ten aanzien van de aan ons verstrekte gegevens.

Wanneer u handelt of contact opneemt met Pilot Corporation Of Europe BeNelux Division, de verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens:

  • bestaande en potentiële klanten, zakelijk of particulier,
  • leveranciers,
  • sollicitanten,
  • bezoekers van onze websites

Pilot Corporation Of Europe BeNelux Division.

Onze geregistreerde adressen zijn:

  • Voor België en Luxemburg: Leuvensesteenweg 542 C2, 1930 Zaventem,
  • Voor Nederland: Wijtstraat 15a, 5384 RA Heesch

Bij vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u ons een e-mail sturen via privacy.bnl[at]piloteurope.com.


Welke regels zijn op u van toepassing?

Welke regels zijn van toepassing op elke situatie?


Welke regels zijn op u van toepassing?

Als u een B2B-klant of leverancier bent

Als zakenpartner moeten we persoonsgegevens verzamelen van de vertegenwoordigers of contactpersonen van onze leveranciers en klanten.

We verzamelen uw gegevens wanneer u contact met ons opneemt, wanneer we een contractuele relatie met u aangaan, wanneer u een account op onze website aanmaakt of wanneer u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief of marketingactiviteiten.

Het verzamelen en verwerken van deze gegevens is noodzakelijk om contact met u te houden (bijv. om een offerte te verstrekken) voor de uitvoering van de overeenkomst, om ons zakelijk samenwerkingsverband te onderhouden, marketingactiviteiten uit te voeren, fraude te voorkomen, ons te houden aan onze verplichtingen op grond van de toepasselijke wetten en verordeningen en om wettelijke rechten te verdedigen en beoordelen.

We kunnen de volgende persoonsgegevens verzamelen:

  • naam, functiebenaming en contactgegevens zoals zakelijk e-mailadres en telefoonnummer,
  • bepaalde noodzakelijke financiële gegevens (bijv. betalingsgeschiedenis van facturen) als u een zelfstandige handelaar bent.

Deze persoonsgegevens worden aan Pilot Corporation Of Europe Benelux Division bekendgemaakt in verband met uw activiteiten (bijv. verkoop, supplychain, boekhouding). Indien nodig kunnen ze worden onthuld aan andere Pilot-entiteiten, bijvoorbeeld als het plaatselijke contract onder een Europese overeenkomst met de onderneming van de klant of leverancier kan vallen.

We onthullen geen informatie aan ondernemingen buiten het partnernetwerk van Pilot, behalve als de wet het voorschrijft.

Persoonsgegevens die tijdens onze zakelijke relatie worden verzameld, worden bewaard voor de periode dat dit nodig is om de specifieke gegevensverwerkingsdoeleinden die hierin worden beschreven of die op het moment van verzamelen worden vermeld, te realiseren, tenzij een kortere of langere bewaarperiode van kracht is op grond van de toepasselijke wetten. We zijn verplicht om boekhouddocumenten zoals facturen na afloop van het betreffende boekjaar 8 jaar lang te bewaren.

Als u een potentiële klant of leverancier bent en een verzoek bij ons indient via e-mail, telefoon of het contactformulier op onze website, kunnen we deze (contact)gegevens gebruiken om uw vraag te beantwoorden of een bezoek door een van onze verkoopleiders te organiseren.

⇑ Terug

Als u een consument bent …

… en contact met ons opneemt via ons e-mailadres of een contactformulier

Als u een vraag of verzoek hebt, kunt u contact met ons opnemen per e-mail of via een contactformulier op onze website.

Als u contact met ons opneemt, vragen we u om de volgende persoonsgegevens:

  • aanspreektitel en naam,
  • e-mailadres,
  • postadres,
  • telefoonnummer (eventueel).

Deze persoonsgegevens worden bekendgemaakt aan de klantenservice van Pilot Corporation Of Europe Benelux Division. De klantenservice gebruikt deze gegevens alleen om contact met u op te nemen en uw vraag te beantwoorden. De gegevens kunnen worden onthuld aan andere Pilot-entiteiten wanneer dat nodig is om aan uw verzoek te voldoen.

Als u bijvoorbeeld contact opneemt met Pilot Corporation Of Europe Benelux Division, kunnen we uw verzoek en contactgegevens indien nodig doorsturen naar de relevante lokale Pilot-instelling, rechtstreeks of via Pilot Corporation of Europe: bijvoorbeeld de lokale Pilot-onderneming of de exclusieve dealer in het land waar u woont.

Uw gegevens worden uitsluitend bewaard om aan uw verzoek te voldoen, tenzij er kortere of langere bewaarperiodes van kracht zijn op grond van de lokale of andere toepasselijke wetten. Ze worden niet voor andere doeleinden gebruikt.

… en deelneemt aan een van onze spellen

Mogelijk wilt u deelnemen aan een van onze wedstrijdspellen.

Wanneer u deelneemt, kunnen we u vragen de volgende persoonsgegevens te verstrekken:

  • aanspreektitel en naam,
  • e-mailadres,
  • huisadres

Deze persoonsgegevens worden bekendgemaakt aan het marketingteam van Pilot Corporation Of Europe Benelux Division en aan eventuele leveranciers die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van het spel. Ze worden uitsluitend gebruikt voor de uitvoering van het spel, voor het beheren en verzenden van de prijzen, voor de naleving van onze verplichtingen op grond van de toepasselijke wetten en verordeningen en om wettelijke rechten te verdedigen en beoordelen.

Onze leveranciers (gespecialiseerde dienstverlenende ondernemingen) kunnen bijvoorbeeld verantwoordelijk zijn voor de verwerking van de deelname, voor de uitvoering van de trekking en voor de verzending van prijzen naar de winnaars. We onthullen uw persoonsgegevens alleen aan leveranciers met wie wij een overeenkomst hebben gesloten om het spel te organiseren. We verkopen uw persoonsgegevens niet en gebruiken deze niet voor andere doeleinden zonder uw toestemming, en we eisen hetzelfde van onze leveranciers.

Als u toestemming verleent, kunnen we uw e-mailadres gebruiken voor marketingdoeleinden (zie '… en zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief' voor meer uitleg).

Uw persoonsgegevens worden uitsluitend bewaard zolang dat nodig is om de hierin beschreven gegevensverwerkingsdoeleinden te bereiken, tenzij kortere of langere bewaarperiodes van toepassing zijn op grond van de lokale of andere toepasselijke wetten.

… en zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief

Wanneer u onze websites bezoekt, deelneemt aan een spel of producten koopt, wilt u zich mogelijk aanmelden voor onze nieuwsbrief om per e-mail promotionele informatie over onze producten te ontvangen. We vragen u altijd toestemming voordat we dit doen.

We gebruiken uw e-mailadres of andere persoonsgegevens nooit voor marketingdoeleinden zonder dat u hiervoor toestemming hebt gegeven.

Uw persoonsgegevens worden uitsluitend bekendgemaakt aan het marketingteam van Pilot Corporation Of Europe Benelux Division en aan eventuele technische ondernemingen die verantwoordelijk zijn voor marketingactiviteiten. Zij zijn gebonden aan specifieke contractuele verplichtingen ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens die zij van ons ontvangen.

Uw gegevens worden vanaf het moment van aanmelding 3 jaar lang bewaard. Deze bewaarperiode kan met uw toestemming worden verlengd. U kunt uw toestemming op elk moment herroepen door te klikken op de knop 'Afmelden' in de e-mails die u van ons ontvangt.

⇑ Terug

Als u een bezoeker van onze websites en sociale netwerken bent

Wanneer u onze website(s) bezoekt, verzamelen we geen persoonsgegevens van u.

Gebruik van cookies

Wanneer u onze website voor de eerste keer bezoekt, laten we u weten dat we cookies gebruiken via een informatiebanner bovenaan de pagina.

Wanneer u na weergave van deze banner op onze website blijft, stemt u in met het gebruik van cookies.

Cookies zijn kleine tekstbestanden die worden opgeslagen in uw internetbrowser of die door uw internetbrowser worden opgeslagen op uw computer. Cookies kunnen ons helpen om u een goede service te bieden op onze website.

Als cookies worden geblokkeerd (met name technische cookies) is het wellicht niet mogelijk om onze websites zonder problemen te gebruiken, of kunt u deze mogelijk helemaal niet gebruiken.

De cookies die door onze website worden uitgegeven, dienen om:

  • de belangrijkste functionaliteiten van de website mogelijk te maken, namelijk het aanpassen van de presentatie van onze website aan de weergavevoorkeuren van uw apparaat (responsive design in overeenstemming met uw apparaat, taal, schermresolutie, besturingssysteem enz.). Deze cookies dienen alleen om u een goed functionerende website te kunnen bieden en zijn noodzakelijk;
  • statistieken te verzamelen over het gebruik en het aantal bezoekers van onze website om de prestaties van onze diensten te verbeteren, mits u hiermee instemt door op onze Website te blijven surfen.
    We gebruiken Google Analytics of een vergelijkbaar hulpmiddel. De verzamelde gegevens worden samengevoegd en bieden niet de mogelijkheid om individuele bezoekers te identificeren. Meer informatie over Google Analytics: http://www.google.com/analytics/learn/privacy.html.
    Als u op geen enkele website meer gevolgd wilt worden door Google Analytics, ga dan naar http://tools.google.com/dlpage/gaoptout.
  • de gegevens op te slaan die u aan onze Website hebt verstrekt om de toegang tot uw account of een spel te vereenvoudigen, zodat u zich niet meerdere malen hoeft te identificeren in één sessie, mits u toestemming verleent.
Hoe kunt u uw cookievoorkeuren beheren?

U kunt uw browser zo instellen dat cookies op uw apparaat worden opgeslagen of dat ze juist worden geweigerd. Aangezien elke browser verschillend is, vindt u hieronder informatie over het wijzigen van uw cookie-instellingen voor de meest gebruikte browsers: U kunt ook naar de website http://youronlinechoices.com gaan: volg de instructies op deze website om de cookies op uw apparaat te beheren, toe te staan of te weigeren.

Toepassingen van derden

We kunnen computertoepassingen van derden integreren in onze Website, bijvoorbeeld YouTube. Deze toepassingen maken ook gebruik van cookies als u ze gebruikt. Wij hebben geen controle over hun processen aangezien ze zelfstandig opereren.

Sociale netwerken zoals Facebook en Twitter kunnen u normaal gesproken identificeren via hun knop, zelfs als u er niet op hebt geklikt toen u onze Website raadpleegde. Wij hebben geen controle over hun processen. We tonen echter geen actieve sociale-netwerkknoppen op onze Website en deze derden kunnen u niet identificeren wanneer u onze website alleen raadpleegt.

Voor meer informatie over cookies en het gebruik van uw persoonsgegevens door deze toepassingen of sociale netwerken adviseren we u hun beleid en algemene gebruiksvoorwaarden te raadplegen.

⇑ Terug

Als u een sollicitant bent

U kunt solliciteren voor een baan bij ons bedrijf. Dit kunt u doen via ons e-mailadres of contactformulier of via een van onze dienstverleners, zoals een recruitmentbureau.

We bewaren de persoonsgegevens die u als sollicitant in uw curriculum vitae verstrekt, zoals:

  • uw naam,
  • uw foto,
  • uw contactgegevens,
  • uw kwalificaties,
  • uw arbeidsverleden.

Alle informatie die u tijdens de wervingsprocedure verstrekt, wordt alleen gebruikt voor onze rechtmatige belangen, met name om uw sollicitatie te verwerken of om wetten of verordeningen na te leven.

We delen de informatie die u tijdens de wervingsprocedure verstrekt niet met onbevoegd personeel; uw informatie wordt veilig binnen ons bedrijf bewaard.

We gebruiken de door u verstrekte contactgegevens om contact met u op te nemen over de voortgang van uw sollicitatie.

We gebruiken de overige informatie die u aan ons verstrekt om te beoordelen in hoeverre u geschikt bent voor de functie waarop u hebt gesolliciteerd.

We bewaren uw gegevens:

  • Als uw sollicitatie succesvol is, bewaren we de gegevens die u tijdens de sollicitatieprocedure hebt verstrekt in uw werknemersdossier voor zolang u bij ons in dienst bent en gedurende 5 jaar na de beëindiging van uw dienstverband.
  • Als u niet wordt uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek of als u niet in dienst wordt genomen, bewaren we uw gegevens niet. Wanneer u ons toestemming geeft, bewaren we uw curriculum vitae gedurende maximaal 2 jaar vanaf de datum waarop u toestemming hebt gegeven.
⇑ Terug

Welke regels zijn van toepassing op elke situatie?

Waar bewaren we uw gegevens?

Pilot Corporation Of Europe Benelux Division bewaart uw persoonsgegevens niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Als een van onze leveranciers uw persoonsgegevens buiten de EER moet opslaan, zullen we ervoor zorgen dat onze leverancier verplicht is hetzelfde veiligheids- en beschermingsniveau te bieden als u zou hebben in de EER (zie volgende vragen).

⇑ Terug

Zijn mijn gegevens veilig?

We spannen ons in om uw gegevens altijd vertrouwelijk en veilig te houden.

We kiezen onze IP-apparaten, software en toeleveranciers met de grootst mogelijke zorg en streven ernaar onze interne processen te verbeteren. We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen en om verlies, vernietiging, onbevoegde en ongeoorloofde raadpleging en gebruikmaking van uw gegevens te voorkomen, en we eisen hetzelfde van onze leveranciers. We zorgen ervoor dat het interne en externe personeel dat toegang heeft tot uw gegevens zich houdt aan passende veiligheids- en geheimhoudingsregels.

Ondanks de maatregelen die we treffen, dient u te beseffen dat de elektronische overdracht en opslag van gegevens nooit volledig veilig kan zijn. We kunnen dus niet garanderen dat er nooit verlies, vernietiging, ongeoorloofde en onwettige raadpleging en gebruikmaking van uw gegevens zal optreden.

⇑ Terug

Hoe werken we samen met onze leveranciers?

Mogelijk zijn wij genoodzaakt om uw persoonsgegevens mede te delen aan onze leveranciers.

Bijvoorbeeld,

  • als u deelneemt aan een spel, werken we mogelijk samen met een bedrijf om het spel te organiseren,
  • als u een bestelling plaatst, moeten we uw persoonsgegevens aan onze leverancier meedelen,
  • als u via een recruitmentbureau solliciteert op een functie, verzamelt deze organisatie uw gegevens.

Een lijst van deze leveranciers, met een indicatie van hun plaats van vestiging, is verkrijgbaar door een e-mail te sturen naar privacy.bnl[at]piloteurope.com. We formaliseren onze contractuele betrekkingen met onze leveranciers om u eerlijk te behandelen voordat u uw gegevens verstrekt. We verzoeken onze leveranciers om uw gegevens uitsluitend te verwerken voor de doeleinden en gedurende de periode die wij hebben vastgesteld. We zullen ervoor zorgen dat degenen die bevoegd zijn om uw gegevens te verwerken, hebben beloofd deze geheim te houden en dat zij technische en organisatorische maatregelen treffen om een goed beveiligingsniveau te waarborgen.

We zorgen ervoor dat onze leverancier zijn werkzaamheden niet uitbesteedt zonder dat wij er toestemming voor hebben gegeven.

Uw gegevens kunnen ook worden gedeeld met autoriteiten, instellingen, overheidsinstanties en andere wettige ontvangers voor zover toegestaan door de toepasselijke wetten en voorschriften, en bijvoorbeeld om onze rechten te beschermen en verdedigen.

⇑ Terug

Wat zijn uw rechten?

Zoals bepaald in de AVG hebt u, in bepaalde omstandigheden die worden beschreven in de toepasselijke wetten en voorschriften, de volgende rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt:

  • Het recht om te worden geïnformeerd over de gegevensverwerking en de omstandigheden van de verwerking
  • Recht op inzage: u kunt ons vragen of we uw persoonsgegevens wel of niet verwerken. Als dit het geval is, kunt u ons vragen om een kopie van uw persoonsgegevens en om een kopie van de persoonsgegevens die u hebt verstrekt in een machineleesbare vorm.
  • Recht op rectificatie: in bepaalde gevallen kunt u ons vragen uw gegevens te wijzigen, bij te werken of te corrigeren, met name als ze onjuist zijn. Als u een account hebt, kunt u bepaalde persoonsgegevens via uw account wijzigen.
  • Recht op verwijdering: u kunt ons vragen al uw persoonsgegevens of een deel ervan te verwijderen, in overeenstemming met de wettelijke bepalingen
  • Recht op beperking van de verwerking: u kunt de verwerking beperken, bijvoorbeeld omdat gegevens niet juist zijn, totdat ze zijn gecorrigeerd
  • Recht op dataportabiliteit: u hebt het recht om de u betreffende persoonsgegevens, die u aan ons hebt verstrekt, van ons terug te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm, zodat u ze kunt overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke
  • Recht van bezwaar: u kunt ons vragen de verwerking van uw gegevens te staken, tenzij we dwingende gerechtvaardigde gronden aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen, vrijheden en rechten. U hebt altijd het recht om bezwaar te maken tegen direct marketing.
  • Het recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden of u anderszins in aanmerkelijke mate treft.
  • Het recht om uw toestemming te herroepen als de verwerking op deze grond heeft plaatsgevonden
  • Het recht om instructies aan een derde te geven met betrekking tot de verwerking van uw gegevens na uw overlijden.

Let op: aan de uitoefening van deze rechten kunnen eisen en voorwaarden verbonden zijn, die worden beschreven in de toepasselijke wetten en verordeningen.

⇑ Terug

Informatie over deze rechten is te vinden op: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/reform/rights-citizens_nl

Als u uw rechten op enig moment wilt uitoefenen, stuur dan een e-mail naar: privacy.bnl[at]piloteurope.com
We beantwoorden uw vraag zo snel mogelijk, en in ieder geval binnen 1 maand na ontvangst van uw verzoek.
We kunnen u vragen om uw identiteit te bevestigen.

U hebt ook het recht om een klacht over de verwerking in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.

In België kunt u contact opnemen met:

In Nederland kunt u contact opnemen met:

⇑ Terug

Neus eens rond